Het bijhouden van een goede administratie is van groot belang als ondernemer. Zo kun je bijvoorbeeld altijd inzicht krijgen in je financiële situatie en voldoen aan de belastingwetgeving. Maar hoe lang moet je eigenlijk je administratie bewaren? Dat is een vraag die veel ondernemers zich stellen. In dit artikel leggen we je alles uit over de bewaarplicht en geven we je handige tips.

Hoe lang moet je je administratie bewaren?

Als ondernemer ben je verplicht om je administratie bij te houden. De bewaartermijn verschilt per soort document en is afhankelijk van de wettelijke verplichtingen die erbij horen. Over het algemeen moet je de volgende documenten bewaren:

Facturen: 7 jaar
Contracten: 7 jaar
Loonadministratie: 7 jaar
Kasadministratie: 7 jaar
Bankafschriften: 7 jaar
Overige financiële documenten: 7 jaar

Het is belangrijk om erop te letten dat deze bewaartermijnen gelden vanaf het moment dat de administratie is opgesteld of ontvangen. Na deze termijn kun je de documenten vernietigen.

Hoe bewaar je je administratie?

Het is van groot belang om je administratie op een goede en veilige manier te bewaren. Dit kun je bijvoorbeeld doen door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. Hiermee kun je je administratie opslaan in de cloud en heb je altijd toegang tot je gegevens. Daarnaast kun je je documenten ook opslaan op een externe harde schijf of in een kluis. Het is wel belangrijk om erop te letten dat je de gegevens veilig bewaart en dat je deze niet zomaar met anderen deelt.

Moet ik mijn administratie ook bewaren als ik gestopt ben met mijn onderneming?

Ja, als je gestopt bent met je onderneming, ben je nog steeds verplicht om je administratie te bewaren voor de wettelijke bewaartermijn.

Kan ik mijn administratie ook digitaal bewaren?

Ja, je kunt je administratie ook digitaal bewaren. Het is wel belangrijk dat je de gegevens veilig opslaat en dat je kunt aantonen dat de gegevens niet zijn gewijzigd.

Wat gebeurt er als ik mijn administratie niet op tijd bewaar?

Als je je administratie niet op tijd bewaart, kun je een boete krijgen van de Belastingdienst. Daarnaast loop je het risico dat je niet meer kunt aantonen dat je aan de wettelijke bewaartermijn hebt voldaan, wat kan leiden tot problemen met de Belastingdienst.

Kan ik mijn administratie ook outsourcen naar een administratiekantoor?

Ja, je kunt ervoor kiezen om je administratie uit te besteden aan een administratiekantoor. Let er wel op dat je als ondernemer zelf verantwoordelijk blijft voor het naleven van de bewaarplicht.

Conclusie

Als ondernemer ben je verplicht om je administratie bij te houden en te bewaren voor een bepaalde periode. De bewaartermijn verschilt per soort document en is afhankelijk van de wettelijke verplichtingen die erbij horen. Het is van groot belang om je administratie op een goede en veilige manier te bewaren, bijvoorbeeld in een online boekhoudprogramma of op een externe harde schijf. Zo kun je altijd aantonen dat je aan de bewaarplicht hebt voldaan en voorkom je problemen met de Belastingdienst.